Arbeid i velforeningen

Minst halvparten av husstandene i Norge er medlem i en lokal velforening. Velbevegelsen er oppstått som følge av behovet for samarbeid om noe av felles interesse mellom beboere.  Dette bør prege styrearbeidet og de tiltak som velforeningen behandler:

Løsningene skal være til «felles nytte».

 

Hvordan drive en velforening

1. Vedtekter
2. Årsmøte/ Generalforsamling
3. Styre- Organisering, arbeidsdeling, ansvarsfordeling
4. Fullmakter
5. Registrering i offentlige registre
6. Administrative forhold
7. Forsikringsordninger
8. Eksempler på generelle arbeidsoppgaver for velforeninger

 

1. Vedtekter

Vedtektene er grunnlaget for hele velforeningens arbeid og gir rettigheter og plikter til medlemmene. Vedtektene er selve kontrakten medlemmene inngår med hverandre.  

Vedtektene må både gi klart uttrykk for formålet med virksomheten, hvordan den skal ledes og drives samt alle de praktiske regler som er nødvendig for å sikre gode prosesser i forbindelse med valg m.v. Det er viktig at det går klart frem av vedtektene hva vellet skal engasjere seg i, men også hva vellet ikke skal engasjere seg i. En viktig rettesnor er at vellet bare engasjerer seg i saker som påvirker fellesskapets interesser.

Det kan være lurt ved jevne mellomrom å ta en kritisk gjennomgang av vedtektene. Er for eksempel formålsparagrafen tilpasset dagens behov og er øvrige regler utformet klart slik at foreningen sikres en god og stabil drift?

Mønstervedtekter ligger på Velnett.no/Mønstervedtekter


2. Årsmøte/ Generalforsamling

Årsmøtet er velforeningens øverste organ og har myndighet til å behandle alle saker som ligger innenfor foreningens formål.  Avgjørelser skjer ved simpelt flertall med mindre vedtektene sier noe annet (for eksempel vedtektsendringer).

Alle medlemmene har møterett, talerett og stemmerett. At årsmøtet er foreningens øverste organ betyr at årsmøtet kan ta avgjørelser i et hvert spørsmål som berører foreningen. Årsmøtet står imidlertid fritt til å delegere denne myndigheten til andre organer, som for eksempel et styre. Vedtektene vil normalt ha en egen paragraf om styrets ansvar i årsmøteperioden. Årsmøtet kan også instruere andre organ i foreningen eller gjøre om tidligere beslutninger i underordnede organ.

Det er viktig å følge vedtektenes bestemmelser for innkalling og eventuell utsending av dokumenter som skal behandles.  Avhengig av formuleringer i vedtektene, bør en ikke realitetsbehandle saker som kommer opp på møtet uten at disse er varslet på forhånd.  Vedtektene kan fastsette at årsmøtet ikke kan behandle saker som ikke er varslet på forhånd.

Ordstyrer er en nøytral funksjon under årsmøtets behandling.  I de fleste velforeninger vil valgt leder få denne funksjonen, men gjerne slik at de fremmøtte stilles fritt til å foreslå annen kandidat før det gjøres vedtak.

Protokoll godkjennes av den/de som er valgt til å underskrive protokollen.  Det vanlige er å benytte en «vedtaksprotokoll» uten for mye referat at debatten under møtet.  Dersom noen krever at deres syn skal fremgå av protokollen, kan det fremsettes krav om protokollmerknad.  Dette må skje i møtet.  Det samme gjelder om noen krever at et nedstemt forslag skal synes i protokollen. 

 

Eksempel på agenda til årsmøte

Saksnr


Sak

 

Vedtak

1

Opprop, registrering av frammøte, tilstrekkelig antall? jfr. vedtekter.

Godkjennes

2

Valg av dirigent/ordstyrer, referent og representantertilå signere protokollen (referatet)

Vedtak på navn

3

Godkjenning av innkalling og dagsorden for møtet

Godkjennes

4

Eventuell innledning fra styrets leder

--

5

Årsmelding

Godkjenne styrets årsmelding

6

Regnskap, beretning fra revisor

Godkjenne framlagt regnskap

7

Vedtektsendringer

Vedtak endringer

8

Budsjettog kontingent

Vedtak budsjett og kontingentbeløp

9

Andre saker til behandling i årsmøtet

Vedtak enkeltsaker

9

Valg av styremedlemmer og valgkomite

Vedtak

10

Avslutning, takk til fremmøtte

--





3. Styre- organisering arbeidsdeling, ansvarsdeling

Et velfungerende styre er viktig for driften av velforeningen. Å være styremedlem kan både være givende og gi god erfaring innen foreningsarbeid, men det kan være en utfordring å finne personer som er villig til å påta seg vervet. Det vil alltid være en stor fordel å ha en valgkomité som tar sin oppgave på alvor og starte tidlig med å søke etter kandidater. Valgkomiteens medlemmer bør kjenne lokalmiljøet godt og derfor kan det være lurt å benytte tidligere styremedlemmer til dette vervet.

Hovedoppgaver for styret i en frivillig forening er:

  • Lede foreningens virksomhet og fatte vedtak i saker som behandles
  • Arrangementer, møter, sosiale samlinger, etc.
  • Ha ansvar for organisasjonens økonomi
  • Ta vare på alle viktige dokumenter
  • Post, søknader, referater, etc. må tas vare på for at det skal være mulig å gå tilbake og se på hva som er gjort og gjennomført tidligere
  • Gi informasjon til medlemmene om saker som ble behandlet på årsmøtet, løpende saker, nye saker
  • Skrive referat fra styremøtene. Slik kan vanlige medlemmer se hva organisasjonen jobber med og styret huske hva de har bestemt.

Størrelsen på styret bør være stort nok til å løse de oppgaver som vedtektene fastsetter på en god måte. Det er viktig at styret arbeider som et team slik at personlige egenskaper og interesser blir utnyttet best mulig. Leder, kasserer og sekretær er basisverv med klart definerte arbeidsoppgaver. I tillegg er det ofte viktige arbeidsoppgaver som bør følges opp av styremedlemmer med et definert ansvar.

I noen velforeninger har man innført en praksis med å velge medlemmer til styret og overlate til styret å konstituere seg selv. Årsmøtet tar derved en tilleggsrisiko som man unngår ved å velge utøvere til de ”tunge vervene”. Det anbefales derfor at man i det minste velger styreleder ved eget valg.

Det er viktig å huske på at styret er det ansvarlige organ mellom årsmøtene.  De skal ikke bare behandle saker på dagsorden, de er ansvarlig for at interne rutiner er på plass.  Dette gjelder ansvar for eventuell lekeplass, for gode interne økonomirutiner, eventuell registrering i offentlige registre, regler for personvern m.v.

Behovet for informasjon og kommunikasjon med medlemmene blitt stadig viktigere. For å løse denne utfordring lager velforeningene sine egne hjemmesider på internett og Facebook-side. Å holde en hjemmeside oppdatert er ingen liten oppgave og det vil derfor være et viktig styreverv i enhver aktiv velforening fremover å besette denne oppgaven med noen som har interesse og kompetanse for å fylle en slik oppgave.

 

4. Fullmakter

Signatur

Signatur er en fullmakt til å opptre og underskrive på vegne av foreningen i alle forhold. Det er en generalfullmakt. Registrering eller endring av signatur meldes via Samordnet registermelding til Brønnøysundregisteret dersom velforeningen er registrert. Som dokumentasjon kreves underskrevet protokoll fra årsmøtet eller vedtekter som viser endringen.

Prokura

Prokura er en fullmakt til å opptre og underskrive på vegne av foreningen i det meste som angår den løpende driften av velforeningen. 

I de fleste velforeninger vil begge fullmakter tilligge valgt leder, eventuelt sammen med et styremedlem (kollektiv signatur)


5. Registrering i offentlige registre

De fleste offentlige registre forvaltes av Brønnøysundregistrene. En velforening som ikke driver næringsvirksomhet er ikke registreringspliktig, men for de fleste vil det være en fordel å være registrert i

Enhetsregistret.

Alle som er registrert i enhetsregisteret får tildelt et organisasjonsnummer som anvendes som en unik identifikasjon av foreningen i forhold til omverden. Således vil opprettelse av bankkonto stille krav til et organisasjonsnummer. Registrering i Enhetsregisteret er gratis.

De fleste velforeninger velger også å registrere seg i

Frivillighetsregisteret.

Frivillighetsregisteret skal bedre og forenkle samhandlingen mellom frivillige organisasjoner og offentlige myndigheter. Foreninger, stiftelser og aksjeselskap som driver frivillig virksomhet kan registreres i Frivillighetsregisteret. Ingen organisasjoner har plikt til å registrere seg i Frivillighetsregisteret, men alle organisasjoner som fyller vilkårene har rett til å la seg registrere. Frivillighetsregisteret er per i dag knyttet opp mot disse to ordningene:

  • Grasrotandelen
  • Merverdiavgiftskompensasjon for frivillige organisasjoner

Det benyttes et fellesskjema for registrering.

På Brønnøysundregistrenes nettside – www.brreg.no finner man all informasjon om registrene samt veiledning og skjemaer for registrering.

 

6. Administrative oppgaver

Regnskap/Økonomi

Det er viktig og nyttig å ivareta regnskaps- og økonomifunksjonen på en god måte for å sikre en god og enklere drift av velforeningen. I tillegg til at det gir bedre oversikt til å styre og ta avgjørelser øker det tilliten blant medlemmene å kunne se hva pengene er blitt brukt til. De formelle kravene til regnskapsførsel har økt de senere år bl.a. som følge av innføring av refusjonsordninger for merverdiavgift m.v. Det finnes gode og rimelige dataprogrammer som oppfyller krav til korrekt regnskapsførsel og informative økonomiske oversikter. Den mest tidkrevende regnskapsoppgaven i en velforening er å følge opp og holde god kontroll med innbetaling av medlemskontingenten. Derfor vil det være ekstra viktig at man har etablert gode systemer og rutiner på dette området.

Alle regnskaper – også små velforeninger - bør gjennomgås og godkjennes av en annen person enn den som har utarbeidet det. Både den som har utarbeidet regnskapet og de som formelt har godkjent det bør signere på at regnskapet er i orden.  De fleste velforeninger velger «revisor». En slik valgt revisor bør ha en viss innsikt i regnskapsførsel, men det stilles ikke krav til autorisasjon eller at vedkommende utøver dette yrket.
 
For velforeninger som driver næringsmessig virksomhet ved siden av, vil denne delen av regnskapet kunne være revisjonspliktig.  For vel som er seksjonssameier/boligsameier gjelder regler etter lov om seksjonssameie: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2017-06-16-65.   

 

Medlemsregister

Medlemsregisteret skal primært inneholde informasjon om hvem som er medlem av foreningen og om kontingenten er betalt. Det finnes flere praktiske måter å føre kontroll med at kontingentinnbetalingen blir fulgt opp og at purringer blir sendt når innbetaling uteblir og at det ikke blir sendt ut purring til medlemmer som har betalt. Hvis man benytter Excel som regnskapsprogram er den enkleste måte å lagre bankens kontoutskrift som et Excel-dokument og benytte celleadressefunksjonene i dette programmet til å postere alle innbetalinger samtidig i regnskapet og i medlemsregisteret. Det vil være en sikker måte å forhindre at innbetalinger ikke blir godskrevet medlemmet og samtidig være arbeidsbesparende ved at man unngår dobbelføringer.

Vellenes Fellesorganisasjon har gunstig avtale med StyreWeb, som leverer en komplett organisasjonsløsning der medlemsregister og kontingentavregning inngår.

Det vanligste er at medlemsregisteret kun omfatter medlemmer som har meldt seg inn i velforeningen og betalt sin kontingent. I alle velforeninger som ikke har krav om tvungent medlemskap vil det være mange potensielle medlemmer, som av forskjellige grunner ikke er medlemmer. Det er selvfølgelig ønskelig at flest mulig av beboerne er medlemmer av velforeningen. Det gjør foreningen mer representativ og øker ressursene for å yte mer til lokalmiljøet. Noen foreninger har sett nytten av å tilpasse utformingen av medlemsregisteret slik at det inneholder alle husstander i velområdet uavhengig av kontingentbetaling. 

Arkiv

Arkivfunksjonen er en oppgave som ofte blir forsømt av flere grunner. For det først er dette en funksjon som mange prioriterer lavt helt til man ser de negative konsekvenser av dette. Det bør satses på elektronisk løsning.

De fleste ser betydningen av dette når foreningens historie skal skrives. Ofte er det velforeningen som er forvalter av det historiske materialet som viser lokalmiljøets utvikling.

Hva må arkiveres?

Foreningens regnskaper og årsmeldinger er viktige dokumenter og må sikres for fremtiden. Det samme gjelder periodisk informasjon til medlemmene.

Hva bør arkiveres?

Referater fra styremøter inneholder også mye informasjon som kan være interessant for ettertiden å få tilgang til, og kan derfor være aktuelt å arkivere på en oversiktlig måte.

En kan også ha et midlertidig behov for å arkivere dokumenter inntil saken er løst. 

Dokumenter fra – eller korrespondanse med kommunen, vil i alle fall være tilgjengelig i kommunens arkivsystem.

 

7. Forsikringsordninger ansvarsforsikring

Alle aktive velforeninger kan pådra seg et rettslig erstatningsansvar som et resultat av arrangementer og dugnader i velforeningens regi eller at man eier eller har påtatt seg ansvar for drift av bygninger, lekeplasser og andre typer fellesanlegg. Alle medlemsforeninger i Vellenes Fellesorganisasjon er dekket i samsvar med forsikringsavtale for ansvar og skade, se «Medlemskap/Medlemsfordeler».


8 Eksempler på generelle arbeidsoppgaver for velforeninger

Informasjon til medlemmer – nettside og sosiale medier - kommunikasjon

En aktiv informasjon til alle medlemmene er et viktig tiltak for å skape oppslutning og engasjement om velforeningen i lokalmiljøet. Hører du ikke annet fra velforeningen enn kontingentvarselet og innkalling til årsmøtet, blir tilknytningen deretter.

Vis at dere eksisterer og si hva dere gjør.  Bring videre informasjon fra kommunen og andre gjennom

  • Egen epostadresse for velforeningen
  • Egen velavis
  • Nettside
  • Facebook

Oppfølging av offentlige planer.

Offentlig forvaltningsorganer (statlige, fylkeskommunale, kommunale) utarbeider planer for politisk behandling som kan få praktisk betydning for et lokalmiljø, men det er vanligvis de kommunale planer som griper inn i lokalmiljøene og får størst betydning for utviklingen fremover.

I alle disse planprosesser gis det mulighet for å uttale seg før vedtak fattes, og mange velforeninger er meget aktive med å avgi høringsuttalelser. I mange saker sitter velforeningene inne med den beste lokalkunnskap og deres synspunkter blir derfor tillagt vekt både i planarbeidet og under den politiske behandling. De kommunale planer kan deles inn i 3 kategorier:

  • Kommuneplan (2 deler – samfunn/areal)
  • Kommunedelplaner
  • Reguleringsplaner.

Dessuten legges det ofte frem utredninger/meldinger på høring om temaer av stor samfunnsmessig betydning.

Alle velforeninger vil normalt bli varslet i høringssaker som vedrører deres område. Det er derfor viktig å sørge for at kontaktinformasjonen er riktig registrert hos kommunen. På kommunens nettsider finner man også informasjon om de saker som er lagt ut til offentlig høring med høringsfrister.

Byggesaker

Velforeninger er gitt en generell rett til å uttale seg i byggesaker. Byggesaker kan omfatte store eller sentralt beliggende bygg som har stor interesse for allmennheten, men det kan også være mindre saker som omhandler kun en boligeiendom. Selv i mindre byggesaker kan det oppstå konflikter mellom naboer. Det generelle råd til velforeninger er at man kun gir uttalelse i byggesaker hvor det foreligger vesentlige allmenne interesser.

Natur- og landskapsvern/miljøvern

Det overordnede ansvar for å bevare naturen og utemiljøer ligger hos kommunen, men det er lokalmiljøet som merker konsekvensene når dette ansvar ikke blir fulgt opp i praktisk handling. De grønne fellesarealer og lekeplasser i nærmiljøet er vesentlige verdier som de fleste vil kjempe for å beholde. Velforeningene har et stort ansvar for disse. Velforeningene må også være aktive pådrivere for å holde disse arealer i stand. Mange velforeninger gjør en stor innsats ved å holde disse områdene ryddige og fjerner kratt og ugress. Uten vedlikehold endres områdene fra å være til nytte og glede til å være til unytte og irritasjon.

Trær og vegetasjon forårsaker ofte konflikter mellom naboer. Selv om de fleste velstyrer ikke involverer seg i konkrete konflikter mellom naboer kan problemstillingen bli reist på generelt grunnlag av medlemmer. Rettsreglene finner man i naboloven https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1961-06-16-15

Trafikk – infrastruktur/kommunikasjon

Sterk vekst i mange år har ført til stor trafikale utfordringer i de fleste lokalmiljøer i Bærum. Utbygging av veinettet med sikre løsninger for myke trafikanter er blitt hengende etter. Mange plages av stor gjennomgangstrafikk på relativt smale boligveier. Velforeningene er en naturlig samarbeidspartner for kommunen i arbeidet med å løse de mange utfordringer som trafikken skaper i lokalmiljøene. Spesielt er det å sikre trygge skoleveier for barna en meget viktig oppgave for velene. Mange velforeninger har vært sterke pådrivere for å få fjernet trafikkfeller og sikre trygg ferdsel for gående og syklende. Vei og trafikketaten i kommunen er riktig sted å henvende seg i slike saker. Det kan også være nyttig å samarbeide tett med trafikkutvalgene på skolene. De ser problemet fra barnas synsvinkel som er en av de mest sårbare grupper i trafikken.

Private veier

I mange velforeninger ligger fremdeles ansvaret for vedlikehold av veiene til vellet eller dem som har bruksrett til veien.  Mer om dette i boka «Private veier»/Gauer https://www.cappelendamm.no/_private-veier-erik-gauer-9788202565381 og i vegloven:

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1963-06-21-23/KAPITTEL_9#§56 

Skoler, barnehager, idrettsanlegg

Skoler, barnehager, lekeplasser og idrettsanlegg er viktige elementer for å skape fellesskap og tilhørighet i et lokalmiljø. Selv om det er en del av det kommunale tjenestetilbudet vil alltid det lokale engasjement være viktig for å heve kvaliteten og skape en gjensidig tilhørighet. Velforeninger bør ha god kontakt med skoler og barnehager i sitt område for å finne områder hvor man kan samarbeide.

Foreninger og lag i lokalmiljøet

I de fleste velområder finnes det lokale foreninger og lag som engasjerer sine medlemmer i forskjellige typer aktiviteter. Disse gjør ofte en stor innsats og fortjener oppmerksomhet og støtte. Velforeningene favner jo om alle beboerne og alle typer positive samfunnsaktiviteter. Velforeninger som etablerer et godt samarbeid med foreninger og lag i lokalmiljøet vil oppleve en positiv effekt for begge parter. Mange velforeninger har direkte linker til lag og foreningers nettsider og bruker vellets nettside til å omtale aktiviteter i lag og foreninger i sitt lokalmiljø.